Lavorare da casa: 10 consigli per essere produttivi ed efficienti

Pubblicato da Deianira, il Agosto 31, 2020

Lavoro da remoto, home working, remote working, working from home, lavoro da casa: questi termini sono entrati ormai nel linguaggio comune e sono sempre più spesso presenti nel nostro vocabolario. Tutti questi sinonimi dello stesso concetto compaiono con frequenza sempre maggiore nelle discussioni di aziende e lavoratori, siano essi dipendenti o autonomi.  

Lavorare da casa negli ultimi anni è un trend sempre più in crescita, permesso da un progresso tecnologico che ha reso possibili modalità di interazione e gestione del lavoro un tempo impensabili. I più recenti eventi del 2020, tanto inattesi quando indesiderati, hanno inoltre portato il mondo dell’home working alla ribalta, dando una spinta alla sua crescita e attirando molta attenzione attorno al tema.

Si tratta di una modalità di lavoro che offre innegabili vantaggi, sia per le aziende che per gli individui coinvolti, ma implementarla nella realtà in maniera efficace è cruciale per il suo successo: servono il giusto approccio mentale ed una spiccata attitudine all’efficienza, per far sì che lavorare da casa sia un’esperienza produttiva e fluida.

Sai cosa significa esattamente lavoro da remoto? E quali sono le regole chiave per rendere l’home working un’esperienza piacevole e produttiva?  Scopriamolo insieme in questa mini-guida alla produttività.

Lavoro da casa: cosa significa esattamente lavorare in remoto

Il cosiddetto lavoro da remoto, anche chiamato home working, è una modalità di lavoro che prevede lo svolgimento delle proprie mansioni lavorative dalla propria abitazione, sfruttando i moderni tool digitali oggi a disposizione, come PC e laptop, smartphones, software dedicati, server e connessioni veloci.

Sono molte le espressioni ed i sinonimi che indicano la pratica del lavorare da casa, molti presi in prestito dalla lingua inglese. Il remote working rappresenta concretamente ciò che veniva anche definito telelavoro, ossia la possibilità per un professionista di lavorare in un luogo diverso dall’ufficio aziendale, restando connesso per via telematica a server aziendali, colleghi, responsabili, team e partner.  Diverso  è invece il concetto di smart working, anche se ultimamente i termini tendono a confondersi e a sovrapporsi: in ogni caso, capire cos’è lo smart working ed imparare a lavorare per obiettivi e con responsabilità  è una skill che è utile fare propria in ogni moderno approccio al lavoro.

Oggigiorno sono molte le figure professionali che possono approfittare del lavoro in remoto. Possono lavorare da casa i dipendenti, concordando con le aziende di operare in home working con modalità più o meno avanzate a seconda delle risorse aziendali disponibili e del livello di digitalizzazione raggiungibile. Possono lavorare da casa i freelance o liberi professionisti che, svincolati da obblighi circa tempi, luoghi ed orari, possono concordare con i loro clienti modalità di lavoro coordinate ma flessibili e svolgere la loro professione da ovunque desiderino.

Lavorare da casa: un nuovo punto di vista

Ciò che è fondamentale capire è che lavorare da remoto non significa semplicemente allontanarsi dall’ufficio, connettersi con il proprio laptop e mettere a disposizione le proprie competenze.

Il remote working è infatti una visione innovativa del rapporto con il lavoro, che richiede di mettere in discussione sia i pilastri stessi dell’universo lavorativo che il proprio modo di intendere vita professionale e privata.

Tu sei disposto a farlo? Se la risposta è sì, allora il lavoro in remoto è una chance assolutamente da considerare: riorganizzare la tua operatività, stabilire nuovi equilibri e massimizzare il tuo livello di produttività sono passi imprescindibili per impostare al meglio la tua carriera da home worker.

Vediamo quali sono le principali regole da seguire, per lavorare da casa in maniera snella, efficiente e performante: concetti chiave ed abitudini positive che aiutano chi lavora da remoto a mantenere alti i livelli di concentrazione e produttività.

smart working

1. Crea il tuo spazio di lavoro in home working

Se hai l’opportunità di lavorare dalla comodità della tua abitazione, non commettere l’errore di interrompere quella sana distinzione tra vita lavorativa e vita privata che esiste naturalmente quando ogni mattina esci di casa per andare al lavoro. Il rischio di mescolare in maniera confusa e assolutamente non produttiva lavoro, hobby, spazi personali e famiglia è dietro l’angolo per chiunque scelga di lavorare da casa o si trovi a farlo per politiche aziendali.

Come fare per mantenere una decisa separazione tra i tempi e gli spazi dedicati al lavoro e quelli riservati all’ambito privato? 

Innanzitutto, quando possibile, è utilissimo allestire una zona della casa ed eleggerla ad ufficio domestico. Una stanza, una scrivania, un angolo del tuo appartamento dovrebbero essere riservati unicamente ai periodi in cui sei attivo lavorativamente.  Questo piccolo trucco ti aiuta enormemente a concentrarti quando sei all’opera su progetti di lavoro, ed a staccare la spina ogni qual volta non sei all’interno dello spazio del tuo home office, anche se ciò significa semplicemente chiudere una porta di casa, spegnere il PC o la tua lampada da scrivania.

Connetterti e disconnetterti sarà così più semplice e il tuo equilibrio work-life ne trarrà enorme giovamento.

2. Tieni tutto in ordine: consiglio fondamentale nel lavoro da casa

Mantenere ordinata la tua scrivania in ufficio non è difficile, semplicemente perché il luogo impone una certa compostezza e rigore. Ma cosa succede quando lavori nell’intimità delle pareti domestiche? La tentazione di accumulare oggetti, carte, cancelleria e magari polvere nel tuo spazio di lavoro va evitata a tutti i costi. Alcune persone sono ordinate di natura, ad altre serve più disciplina per ottenere lo stesso risultato.

Sappi che uno spazio pulito e ordinato incoraggia la concentrazione e aumenta di molto il focus.

Organizza un ambiente lavorativo ben illuminato, fresco e decorato con armonia: vedrai concentrazione e lucidità migliorare nettamente. Uno spazio ordinato è spesso sinonimo di una mente ordinata, e le due cose sono capaci di influenzarsi vicendevolmente. Tieni in ordine anche il desktop del tuo PC, nei tuoi archivi cartacei – se hai ancora un’anima analogica – e nel resto della tua casa, in modo da muoverti sempre in scenari che rispecchino il minimalismo e  la tranquillità di cui hai bisogno per dare il meglio di te come professionisra.

In ultimo, cerca di mantenere una certa dignità anche nella scelta del tuo guardaroba quotidiano. Lavorare con addosso un pigiama ricavato da vecchie tute e t-shirt dismesse è certamente affascinante, ma non è ciò che ti serve. La parte psicologica del guardaroba qui gioca un ruolo principe: il vestito che indossi ha un valore simbolico e ti aiuta ad identificarti con ciò che sei o con ciò che vuoi diventare.

Indossa capi che parlino del professionista dinamico che desideri essere, o dell’artista creativo che abita dentro di te. Tutto è concesso, purché sia frutto di una scelta razionale che ti aiuti a perseguire i tuoi obiettivi di crescita. Inoltre, cambiarti una volta finito di lavorare da casa, sarà un ulteriore segnale che darai al tuo cervello per indicargli di staccare e rilassarsi.

3. Definisci rituali di inizio e fine: lavorare da casa senza stress

La gestione efficiente del tempo è una tematica con la quale lottano tutti lavoratori autonomi o chiunque non sia vincolato da orari fissi da rispettare.

La capacità di organizzare al meglio tempi e priorità è una skill essenziale da acquisire quanto prima quando si lavora in remoto.

Cerca di dare alle tue giornate un ritmo definito, senza cadere in facili distrazioni. Il fatto che tu non abbia orari prestabiliti non significa che tu non debba averne affatto o che tu debba cedere il passo ad abitudini sregolate e poco sane.  Pianifica il tuo tempo in maniera rigorosa e smart, partendo dalla definizione precisa degli orari di inizio e di fine lavoro. Quando inizi un percorso da freelance o di lavoratore in remote working, è incredibilmente facile non riuscire a staccare dal lavoro, né nei momenti di pausa, né durante il pranzo, né  la sera, facendo diventare la giornata un susseguirsi interminabile di fatica e stress. Con conseguenze negative sul tuo bioritmo, sul tuo sonno e sulla tua  salute in generale.

Decidi quanto vuoi lavorare ogni giorno, in base ai tuoi impegni e progetti, inizia all’ora prestabilita e termina all’orario che ti sei imposto, senza (quasi mai) fare eccezioni. Impostati timer e reminder che ti ricordino di farlo (ricordi la campanella a scuola?) ed una volta che hai concluso la tua giornata di home working, abbandona i pensieri relativi al lavoro e dedicati solo a famiglia e relax.

Ancora una volta, uno stacco netto e salutare tra vita professionale e privata è a dir poco indispensabile. Nota importante: efficienza ed efficacia non sono la stessa cosa. Lavorare una mole di ore gigantesca non significa necessariamente farlo in maniera produttiva. Lavora sulla tua capacità di concentrazione ti porta a risultati più soddisfacenti che incrementare a oltranza le tue ore di lavoro. Cerca di capire quando sei più produttivo e regola la tua routine di lavoro da casa di conseguenza.

remote working

4. Lavora in team anche se sei solo: riunioni, meeting, coworking

Lavorare da casa non significa necessariamente lavorare in solitudine. Sono davvero molti i modi in cui ci si può connettere con i membri della propria squadra di lavoro: software di gestione dei team, chat, programmi per videochiamate etc. Di Skype e Zoom se ne sente sempre più parlare: permettono di gestire con semplicità le conversazioni aziendali ed i meeting, rendendo semplice il lavoro coordinato di persone che si trovano anche agli angoli opposti della terra.

Piattaforme come Trello o Asana poi facilitano l’assegnazione di compiti ed il tracciamento dei progressi, mentre Whatsapp o Telegram sono perfette per interagire con i colleghi anche per una semplice chiacchierata: aiutano a mantenere coesione e socializzare, senza subire gli effetti di un’alienazione da eccessivo isolamento. Evita in ogni caso un esagerato numero di riunioni, per mantenere la giusta concentrazione durante il tuo lavoro e non essere risucchiato dal loop delle videocall. 

Specialmente se sei un freelance e lavorare da casa per te è lo standard, un’ottima idea può essere anche quella di trovare il coworking più vicino a te ed affittare lì uno spazio di lavoro, un paio di volte alla settimana o quando senti la necessità di cambiare ambiente: i coworking sono una fucina di incontri, contatti utili, occasioni di networking e spunti interessanti per la tua crescita professionale.

5. Limita distrazioni e interruzioni

Evitare distrazioni continue è indispensabile per poter dedicare la giusta concentrazione ai progetti che segui. Il problema delle interruzioni si presenta spesso sia in ufficio che quando ti trovi a lavorare da casa: fare capire a chi ti circonda quando vuoi e quando non vuoi essere disturbato è molto importante, per una convivenza pacifica e serena. 

Rispettare spazi e tempi di lavoro altrui è un gesto di rispetto basilare, da rivolgere agli altri e da pretendere per te.

Se non vivi da solo, o se hai scelto di lavorare in un coworking, trova il modo di distinguere chiaramente i momenti in cui le persone possono interagire con te e quelli in cui necessiti di assoluto focus.

Altro punto da sottolineare: cerca di non essere una distrazione per te stesso. Evita le notifiche su PC e smartphone, evita di controllare ogni mail in arrivo, evita notifiche pop up ed altre pericolosi disturbi, che ti allontanano da un produttivo flusso di concentrazione costante.

6. Fai delle pause: lavorare da casa senza sovraccarichi

Altrettanto fondamentale è fare delle pause rigeneranti per ricaricare le tue energie. Come abbiamo già evidenziato, distinguere i momenti di lavoro da quelli di relax è la base per una sana vita da remote worker e le pause che decidi di prenderti durante la tua giornata contribuiscono a scandire con regolarità il flusso del tuo tempo.

Puoi staccare dal tuo laptop per un semplice caffè, per una telefonata, per portare il cane a passeggio, per fare qualche lavoro domestico o per una breve sessione di yoga: l’importante è non trascorrere 8/10 ore (o più) seduto davanti al PC e intervallare l’attività lavorativa con abitudini piacevoli. L’organizzazione meticolosa delle tempistiche anche in questo caso gioca un ruolo chiave, per intervallare blocchi di lavoro produttivi a rinvigorenti momenti di pausa.

7. Fai movimento ed esci spesso

Per chi svolge un lavoro sedentario l’attività fisica è decisamente imprescindibile. È impensabile non inserire nella routine giornaliera del movimento fisico, quando la maggior parte del tempo scorre seduti immobili, muovendo solamente le dita sulla tastiera. Lavorando in remoto, anche i momenti di spostamento tra casa e ufficio vengono azzerati, e risulta quindi indispensabile uscire comunque di casa spesso, prendere aria, stare al sole, muovere i muscoli quanto più possibile. 

L’esercizio fisico non fa bene solamente al corpo ma è un toccasana anche per la mente: pratica sport, vai al parco a correre, cammina almeno 30 minuti al giorno, fai stretching, e inserisci quanto più movimento possibile nelle tue giornate. Pensa anche di dotarti di una postazione lavorativa ergonomica o di una standing desk: ti aiuterebbero a mantenere il corpo nella giusta posizione e ad evitare i tipici problemi a schiena, cervicale, occhi, braccia e gambe, associati al lavoro sedentario.

lavoro in remoto

8. Monitora la sicurezza: essenziale per il lavoro remoto

Lavorare da casa può significare anche portare fuori dalle pareti dell’ufficio documenti riservati, file contenenti dati sensibili, password e chiavi di accesso a software privati. Per svolgere serenamente la tua professione in remoto è bene rendere sicura la tua postazione lavorativa domestica. Prevedi l’utilizzo di antivirus e anti malware e tieni password e documenti privati in luoghi sicuri ed al riparo da occhi indiscreti. Abbi anche cura di stilare con il cliente o l’azienda per la quale lavori dei protocolli di sicurezza in tal senso, che aiutino entrambe le parti a capire come gestire questa delicata tematica e predispongano delle linee guida per tutelare le informazioni di società e collaboratori.

9. Utilizza i giusti tool per lavorare in remoto

Esistono davvero molti tool che ti permettono di lavorare in remoto in modo organizzato ed efficace. Sono strumenti di project management, tracciamento del tempo e gestione delle attività, che ti permettono di raggiungere il massimo della tua efficienza. Un’idea smart è quella di tracciare il tempo che trascorri sui tuoi progetti con strumenti come Toggle, che attraverso pratici timer ed un’interfaccia intuitiva, ti permette di sapere sempre quanto tempo hai dedicato ad un cliente o ad un attività in particolare.

Organizza in modo preciso i tuoi file con Google Drive, in modo da renderli fruibili da ovunque e facilmente condivisibili. Tieni traccia dei clienti che hai all’attivo, delle proposte di lavoro inviate o delle aziende alle quali ti piacerebbe proporre una collaborazione, in modo da avere sempre tutto sotto controllo.

Usa URL shortener come Bitly o Rebrandly, per creare link abbreviati e tracciare con precisione i click avvenuti su di essi, per sapere sempre chi ha aperto i tuoi documenti o visionato le tue candidature. Essere produttivi non è mai stato tanto semplice quanto lo è oggi.

10. I vantaggi del lavoro in remoto: apriti al cambiamento

Per godere appieno dei vantaggi offerti dal remote working è importante approcciarsi ad esso con la giusta mentalità. I suoi pro sono indubbi, ma può essere sfidante implementarlo nella maniera più corretta per far sì che non sia uno stress ma una reale opportunità.

Lavorare da casa come dipendenti può essere più facile, perché compiti, orari e deadlines continuano ad essere stabiliti dall’alto, rendendo meno flessibile il lavoro da remoto, ma sicuramente più facile la gestione del lavoro. Lavorare in remoto come freelance invece richiede una totale riorganizzazione dei propri paradigmi e delle proprie routine.

Se non sei abituato a lavorare da casa sarà difficile almeno all’inizio applicare i consigli elencati in questo articolo: tenderai a lavorare più delle 8 ore canoniche, a sovrapporre vita privata e lavoro, a trascurare l’ordine e l’organizzazione, a fare meno movimento di prima, rischiando di alzare i livelli di stress e affaticamento. Ma col tempo, riuscirai a plasmare il tuo tempo e le tue abitudini in modo che (quasi) ogni giorno sia la rappresentazione della tua giornata di lavoro ideale.

Lo farai contando solamente sulle tue capacità di management, sulla tua motivazione e sulla tua forza mentale. Sarà la tua autodisciplina a guidarti verso l’efficienza e non più orari o scadenze imposte da qualcun’altro.

Il consiglio numero 10? Sii pronto a metterti in discussione completamentea prenderti le tue responsabilità, a contare solo su di te e ad essere soltanto tu l’artefice dei tuoi successi ma anche il responsabile delle tue sconfitte. In un’epoca come quella in cui viviamo la capacità di adattarsi è una skill fondamentale che richiede maturità ed equilibrio.

Lavorare in remoto significa essere indipendenti, sotto molti punti di vista: se questo passaggio ti fa sentire sia di un senso di libertà infinito che un po’ di ansia, niente panico, è tutto perfettamente normale. Se riuscirai ad avvicinarti al lavoro in remoto con la giusta dose di apertura mentale, saranno incredibili i miglioramenti che potrai osservare nel tuo percorso di personale e nella tua carriera professionale.

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