Smart working tools: i 9 strumenti indispensabili

Pubblicato da Deianira, il Settembre 17, 2020

Se si volesse definire il concetto di smart working lo si potrebbe descrivere come una nuova modalità di approccio al lavoro. Il cosiddetto lavoro agile comporta una serie di profondi mutamenti all’interno delle aziende che lo adottano, sia a livello di organizzazione, che – soprattutto – di mentalità. Per capire davvero cos’è lo smart working è necessario pensarlo come una trasformazione profonda, richiesta sia ai manager che ai collaboratori di un’impresa dalla “produttività liquida”.

Ad essere coinvolti in questo cambiamento radicale sono anche mezzi, app e tecnologie impiegate in azienda: l’adozione di smart working tools efficienti e l’introduzione strumenti in grado di rendere le cooperazioni davvero smart sono essenziali.

Smart working tools: i migliori strumenti per il lavoro agile

Come funziona lo smart working in breve? Si tratta di una modalità di collaborazione caratterizzata dall’assenza di vincoli orari o spaziali e da un’organizzazione basata su task ed obiettivi da raggiungere. Tra i principali vantaggi di una modalità di lavoro agile ci sono certamente una forte responsabilizzazione di dipendenti e partner, una maggiore flessibilità dell’intera impresa ed un miglior equilibrio tra vita privata e lavorativa, a tutto vantaggio degli individui coinvolti.

Perché questo innovativo cambio di prospettiva sia possibile, è necessario che le organizzazioni ed i loro collaboratori siano supportati da strumenti adatti a rendere snello, veloce e produttivo il lavoro agile.

É proprio la cosiddetta digital transformation ad essere la chiave che rende possibile lo smart working: i software, le app ed i tools funzionali offerti dall’universo digitale sono le fondamenta della trasformazione “smart” del lavoro.

Lavorare in smart working significa lavorare in remoto? Non necessariamente. Lavoro remoto e smart working non sono infatti la stessa cosa, anche se la confusione attorno a questi concetti è davvero molta: un team che lavora in modo agile può condividere gli ambienti di un ufficio, scegliere di lavorare a distanza o ancora optare per un mix delle due alternative. Ciò che resta fisso è la differente attitudine alla collaborazione, rispetto ad una visione tradizionale del rapporto di lavoro.

Come organizzare quindi lo smart working perché ogni membro del team sia produttivo ed efficiente? Quando alla base di un progetto di business non ci sono – necessariamente – uno spazio fisico condiviso, server aziendali, sale riunioni ed orari comuni di entrata e uscita dal posto di lavoro è necessario trovare altri modi per lavorare in maniera sinergica e coordinata e raggiungere insieme gli obiettivi aziendali prefissati.

Che tu sia un imprenditore interessato a sperimentare lo smart working nel suo business o un professionista coinvolto in una squadra di lavoro agile, è bene che nella tua cassetta degli attrezzi non manchino alcuni indispensabili smart working tools, fondamentali per il successo.

Ecco quindi 9 strumenti per lo smart working che possono aiutarti ad organizzare nel modo più performante:

  • lo spazio di lavoro e la condivisione dei documenti
  • la comunicazione interna
  • i meeting
  • l’assegnazione dei task
  • la produttività e la concentrazione
Drive Slack Skype

1. Google Drive: condivisione dei documenti in smart working

Dall’archivio cartaceo, agli hard disk, ai NAS al cloud storage: l’evoluzione dell’archiviazione dei documenti aziendali ha fatto davvero parecchia strada. Google Drive è proprio il sistema cloud di Google, ossia uno spazio web di archiviazione, gestito da Big G, che ti permette di archiviare i tuoi file e renderli accessibili ovunque ti trovi, da qualsiasi dispositivo munito di una semplice connessione ad internet.

L’accesso alla piattaforma Drive può avvenire tramite web browser, all’indirizzo drive.google.com, oppure attraverso le app disponibili per PC, Mac, smartphones e tablets.

Cosa puoi fare con Google Drive? Puoi creare in maniera incredibilmente intuitiva file di testo, presentazioni, fogli di calcolo e molto altro, e scaricarli poi nei principali formati quali Word, Excel, Powerpoint o PDF. I file creati in Google Drive si salvano automaticamente e restano sempre disponibili nello spazio cloud: per inviarli a colleghi e partner è sufficiente condividere un semplice link, senza necessità di invio di pensanti file tramite mail o lo scambio delle vecchie chiavette USB. Chi riceve i file può essere autorizzato alla sola visualizzazione o anche alla modifica degli stessi, rendendo incredibilmente semplice lavorare sugli stessi documenti in modo coordinato anche se ci si trova fisicamente a chilometri di distanza:

La possibilità di aggiungere commenti e di visualizzare le precedenti modifiche ai documenti, unite all’assoluta semplicità d’uso fanno dei file Google Drive degli alleati immancabili per lo smart working ed il lavoro a distanza. Ovviamente, Google Drive è perfettamente integrabile con l’intera suite di tools Google come ad esempio Google Analytics o Google Calendar.

2. Slack: uno degli smart working tools preferiti per la comunicazione

Slack è uno dei tools per lo smart working più apprezzato, ed utilizzato ad oggi da più di 3 milioni di utenti. Cos’è esattamente? É una piattaforma di messaggistica istantanea pensata appositamente per le esigenze dei gruppi di lavoro, più o meno grandi. Una chat professionale molto apprezzata all’interno degli uffici, ma ovviamente perfetta per quei team che si trovano a lavorare in remoto. Attraverso Slack è possibile avviare chat private con i colleghi ed anche effettuare chiamate tramite VoiP, ma la funzione più interessante della piattaforma è quella che permette di creare dei “canali”– o channels – ovvero delle chat di gruppo per condividere con i colleghi file, idee, opinioni, immagini, report e ogni tipo di contenuto che possa essere utile allo svolgimento di un progetto condiviso.

Slack è anche perfettamente integrabile con gli altri software di task management come Trello o Asana, ma anche ad esempio con Google Drive, Google Calendar, Skype, Twitter o Zapier: un sistema eccezionale quindi per incrementare la comunicazione, l’integrazione e le prestazioni di ogni team. Utilizzabile su tutti i dispositivi desktop e mobile e da ogni sistema operativo, è disponibile in complete versioni free o funzionali versioni Plus a pagamento. L‘interfaccia assolutamente user friendly di Slack è uno degli elementi che ha contribuito al suo grande successo.

3. Skype: videochiamate per lavorare in remoto

Uno dei principali scogli quando operi in remoto è senza dubbio l’assenza della parte non verbale della comunicazione, che secondo Albert Mehrabian, celebre psicologo, influenza per ben il 55% il recepimento di un messaggio. La comunicazione paraverbale (ossia tono, ritmo della voce, volume, etc) si ritaglia il 38% dell’importanza, mentre quella meramente verbale solamente il 7%. É chiaro quindi che per rendere davvero performante anche il lavoro agile, quando si intende con questo una cooperazione svolta a distanza, è indispensabile integrare nell’operatività anche smart working tools che permettano il contatto visivo.

Skype è uno dei più famosi software che permettono videochiamate con le quali oltrepassare la barriera della comunicazione non verbale. Offre l’opportunità di fare videochiamate gratuite, singole o di gruppo, quella di chattare e di condividere gli schermi o anche di generare numeri VoiP con i quali chiamare telefoni fissi o mobili. Per lavorare in remoto quindi è decisamente uno strumento must-have.

Zoom Asana Trello

4. Zoom: tra gli ottimi smart working tools per video e riunioni

Tra le migliori alternative allo storico Skype, è nato Zoom, in tempi recente utilizzatissimo per meeting, riunioni virtuali e sessioni di brainstorming. Per partecipare ad una riunione su Zoom non sono necessarie installazioni di software o registrazioni: è sufficiente che chi organizza il meeting abbia un account – anche gratuito – ed inviti i partecipanti tramite un semplice link. La semplicità d’uso è uno degli elementi che hanno portato Zoom ad un incredibile successo, insieme alla sua stabilità ed alla qualità audio e video che garantisce.

Zoom prevede un piano free, con alcune limitazioni sul numero di partecipanti ai meeting di gruppo e sulla durata degli stessi, ma anche un piano Pro, un piano Business ed un piano Enterprise, che sbloccano funzionalità aggiuntive e una maggiore flessibilità d’uso, per aziende medio-grandi.

5. Asana: gestione di task e progetti in smart working

Quando si lavora per obiettivi, attraverso step da compiere e compiti da dividersi per raggiungere la meta, è chiaro quanto una corretta gestione dei task e l’assegnazione efficiente di ruoli e doveri siano assolutamente cruciali. Se il tuo punto di vista è quello del collaboratore o del dipendente, è nel tuo interesse avere chiari i tuoi task e le tue scadenze, per svolgere al meglio e coordinarti in maniera sincronizzata con il resto del team. Se il tuo ruolo è quello del manager, hai assolutamente necessità di capire come organizzare la tua squadra e come monitorare lo smart working del gruppo.

Come gestire quindi i flussi di lavoro in un’impresa dalla produttività liquida, con professionisti che partecipano in remoto, magari anche da differenti time zones?

Asana è un software di project management indispensabile allo scopo. Permette infatti di gestire i task all’interno di un team e di tracciare ogni attività attualmente in corso, ancora da iniziare o già completata. Alla base del funzionamento ottimale di tali software c’è ovviamente la definizione preventiva di una chiara strategia, basata su precisi passi da compiere, organigrammi comprensibili ed un calendario di lavoro chiaro: inserire il tutto in un software di task management permette poi di procedere a passi spediti verso il riuscito completamento del progetto.

Anche Asana mette a disposizione un piano gratuito, un piano Premium, uno Business ed uno Enterprise che ampliano il numero di collaboratori coinvolgibili in ogni progetto e sbloccano interessanti funzioni aggiuntive.

6. Trello: alternativa per il task management

Alternativa ad Asana è Trello, un altro eccellente software per il task-management. Ti consente di gestire in modo molto smart la tua to do list quotidiana e di creare delle bacheche per ogni progetto che segui, all’interno delle quali puoi inserire delle Liste di compiti da eseguire e delle Schede relative alle attività da svolgere. Puoi invitare colleghi alle tue bacheche, assegnare loro determinati task, aggiungere ad ogni scheda file, immagini, appunti di ogni genere e monitorare poi lo stato di avanzamento del progetto in modo intuitivo.

Attraverso i Power Ups, utili plug in, è inoltre possibile collegare Trello ad app esterne come Google Calendar, Slack o Evernote, solo per citarne alcune.

TeamViewer PomoDoneApp Toggl

7. Teamviewer: supporto da remoto in smartworking

Teamviewer è il classico software in grado di salvarti la vita lavorativa in situazioni di emergenza. É un tool di supporto che ti permette di avviare sessioni di assistenza remota in pochi click. Utilissimo per ricevere assistenza da colleghi o tecnici, quando ti trovi ad affrontare problematiche di ogni genere che richiedono l’accesso diretto al tuo PC, ma è anche perfetto se sei tu a dover fornire supporto ad un cliente o un altro partner di lavoro: potrai infatti accedere in remoto al loro PC o al loro smartphone ed avere accesso ad ogni file o applicazione presenti su quel dispositivo.

Una modalità veloce e snella per risolvere eventuali intoppi: la condivisione dello schermo e del dispositivo su cui stai lavorando può essere davvero utile in molte occasioni.

8. Pomodoro Timers: lavorare in remoto produttivi

Hai presente il classico timer da cucina a forma di pomodoro? Bene, è proprio da lì che l’ormai celebre tecnica del pomodoro prende ispirazione. Come funziona la tecnica del pomodoro su cui si basano i molti “pomodoro timers” in circolazione? Negli anni ‘80 Francesco Cirillo ha compiuto uno studio sui temi del focus e della produttività, scoprendo che la sessione di tempo in cui un individuo riesce ad avere la massima concentrazione è in media di 25 minuti. Terminato tale lasso di tempo, è necessario concedere al cervello un momento di pausa di 5 minuti, perché si possa riposare e riportare sul suo massimo potenziale.

Secondo questa teoria, lavorando quindi attraverso sessioni di lavoro 25+5, ci si può mantenere costantemente sui più alti livelli di performance e raggiungere livelli di focus tali da non essere facilmente distraibili. Ogni sessione di tempo completata è detta “pomodoro” e l’obiettivo è quello di accumulare alla fine di ogni giornata quanti più pomodori possibili.

Le app a disposizione per misurare i pomodori sono molte, tra le migliori si segnalano PomoDoneApp e FocusList, ed anche la webapp Pomodor. Alcune di queste app ispirate alla Tomato Technique possono anche inibire durante il time frame di lavoro ogni notifica sul PC, o addirittura disattivare la connessione dati per assicurare la massima concentrazione e la massima resa.

Dato che una delle principali difficoltà quando ci di trova a lavorare da casa, lavorare in smart working o lavorare in remoto è proprio quella di mantenere buoni livelli di efficienza e produttività, questa tecnica può fare davvero miracoli.

9. Toggle Track: tra gli smart working tools indispensabili

Parlando di quando si lavora in autonomia, per progetti, a distanza o con ogni forma “agile” di collaborazione, è impossibile non menzionare una skill fondamentale da possedere: la capacità di gestire al meglio il proprio tempo. Quante volte ti sembra che la giornata ti voli senza che tu abbia concluso tutto ciò che dovevi? Quante volte ti chiedi dove hai esattamente speso il tuo tempo?

Per non perdere mai la cognizione di ciò che fai, quando lo fai, e quanto tempo ci metti a farlo, una web app come Toggl Track può essere di enorme aiuto. Si tratta di un timer che ti consente di monitorare con precisione il tempo che dedichi ai tuoi clienti ed ai tuoi progetti, e che ti offre report giornalieri, settimanali o mensili delle tue attività. Usalo per qualche giorno ed avrai davvero molte sorprese: come pensi di utilizzare il tempo e come lo fai davvero sono a volte due mondi paralleli. La consapevolezza di come viene speso il tempo è alla base di una corretta e fruttuosa gestione dello stesso, quindi Toggle Track è sicuramente uno degli strumenti da non farsi mancare per puntare ad una vita lavorativa davvero smart.

Ora che hai fatto tuoi tutti gli strumenti più utili per lo smart working, sei pronto ad affrontare la sfida del lavoro agile e gestire una produttività liquida e un lavoro scandito da progetti e responsabilità individuali.

Focus sugli obiettivi, flessibilità ed adattabilità sono skills critiche nell’universo lavorativo presente e futuro. E tu, hai la giusta capacità di adattarti ai cambiamenti e muoverti in maniera flessibile nel mondo del lavoro 2.0?

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