Smart working: cos’è e come funziona?

Ti è mai capitato di riflettere sulla nota affermazione di Richard Branson, il fondatore di Virgin Group, riguardo al destino degli uffici? Recita più o meno così “Da qui a trent’anni, con l’avanzare del progresso tecnologico, la gente guarderà al passato e si domanderà perché gli uffici siano mai esistiti”. Interessante vero?

Il tema dello smart working è stato di recente sotto i riflettori: una crisi imprevista ha reso l’argomento sensibile ed ha evidenziato un trend che in realtà si muove da tempo con parecchia energia nel mondo del lavoro. Sono sempre di più le piccole e grandi aziende che colgono le opportunità racchiuse nella cosiddetta produttività liquida, mettendo il focus su nuovi parametri quali il lavoro per obiettivi, la responsabilizzazione dei dipendenti e l’efficacia della cooperazione dei team in remoto.

L’applicazione dello smart working alla vita reale, specialmente in quelle aziende che non hanno la smart collaboration alla base della loro filosofia può richiedere, per funzionare al meglio, notevoli aggiustamenti: di mentalità prima di tutto, ma anche di organizzazione e di tecnologie, necessarie per lavorare in smart working in modo efficiente e produttivo.

• Cosa significa smart working?
• Come funziona lo smart working? Cambio di mentalità
• Digitalizzazione e nuove risorse tech
• Smart working e vantaggi competitivi
• Come organizzare lo smart working?

Cosa significa smart working?

Secondo quanto riportato dal Ministero del Lavoro italiano, la definizione di smart working è la seguente:

“una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività”.

In queste poche righe sono già contenuti alcuni dei principali concetti sui quali l’intera filosofia dello smart working si basa:

• lo svolgimento del lavoro incentrato sul raggiungimento di obiettivi di business e sul completamento di fasi di lavoro condivise
• la scomparsa di vincoli orari e di cartellini da timbrare
• l’assenza di un posto di lavoro fisico dove recarsi obbligatoriamente per svolgere i propri compiti
• il potenziale aumento della produttività di ogni individuo coinvolto, reso partecipe di un progetto condiviso e protagonista della sua realizzazione
• il maggiore equilibrio tra la vita privata e professionale, anche detto work-life balance utilizzando un termine preso in prestito dall’inglese

I vantaggi insiti in questo tipo di approccio al lavoro sono evidenti. Scardinano molti dei concetti nei quali si tende ad ingabbiare il concetto stesso di “lavoro”, destabilizzando chi è tendenzialmente restio al cambiamento. Ma non si può negare che l’idea di produttività portata avanti dallo smart working sia innovativa, futuristica e fondata sul rispetto dell’individuo, delle sue potenzialità e delle sue esigenze.

Implementare questo modello nella vita reale ha senza dubbio le sue difficoltà. Da parte dei collaboratori, che si vedono improvvisamente resi liberi di gestirsi in autonomia – e ciò può essere tutt’altro che facile – e da parte dei datori di lavoro che devono trovare il modo di coordinare una squadra delocalizzata su diverse sedi geografiche.

Come funziona lo smart working? Cambio di mentalità

Il primo step per la realizzazione concreta di un approccio allo smart working che sia davvero smart, è mettere l’accento sulle persone. La trasformazione in chiave smart del team aziendale passa infatti da un nuovo modo di pensare alle persone, basato non più su monitoraggio e esecuzione di compiti, bensì su parole chiave quali responsabilità e fiducia.

Il management, o chi si trova in ogni caso nel ruolo di coordinatore di un gruppo di professionisti chiamati a lavorare in ottica smart e “liquida”, dovrà abbandonare il vecchio metodo di gestione del team fondato sul mero passaggio di ordini e sul controllo stringente della loro esecuzione e dovrà lasciare inoltre da parte il diffuso paradigma che vede la figura del dipendente come pronto a sfuggire dalle sue responsabilità o comportarsi in maniera poco rispettosa per l’azienda-cliente con cui coopera.

La selezione degli individui coinvolti in un simile progetto sarà in primis diversa ed incentrata su nuovi parametri di valutazione dello staff aziendale. Un team vincente sarà infatti formato da individui scelti anche – ma non solo – in base:

• alla competenza
• all’attitudine al lavoro per obiettivi
• alla predisposizione al lavoro di squadra
• alla capacità di gestirsi in autonomia
• all’elevata professionalità

Un’equipe in smart working così formata avrà già buona garanzia di riuscita dell’esperimento. Professionisti spontaneamente orientati a dare il massimo, crescere, raggiungere traguardi lavorativi comuni e migliorare costantemente, non possono che essere portati a dare un contributo significativo al business e ripagare la fiducia ricevuta con impegno, focus e affidabilità.

Digitalizzazione e nuove risorse tech

Pur operando potenzialmente da luoghi remoti rispetto ai colleghi, manager o partner, un team “smart” è in grado di arrivare ad un livello di produttività, efficienza e coordinamento eccezionalmente elevati: la smart collaboration sarà basata su relazioni high tech, permesse dalle più moderne tecnologie e dai tool di comunicazione e gestione dei task più all’avanguardia.

La tecnologia gioca infatti un ruolo principe nella filosofia smart: è la cosiddetta digital transformation a rendere possibile l’adozione di tecnologie volte a connettere le persone, coinvolgerle, rendere snelli i processi e sincronizzate le interazioni.

Le aziende fondate sullo smart working sono in sostanza delle piccole galassie di persone, legate da fini comuni e dalla voglia di muoversi insieme verso il risultato, con motivazione ed entusiasmo. Tools per lo smart working – come piattaforme gestionali, software di automazione, strumenti di tracking ed app avanzate – facilitano enormemente il lavoro e rendono il lavoro smart fluido, efficace e molto più semplice di quello che si possa pensare.

Nonostante la notevole confusione che si è generata in tempi recenti attorno ai concetti di lavoro in remoto, lavoro da casa e lavoro agile, smart working non significa necessariamente lavoro a distanza o home working: un approccio smart è infatti adottabile anche all’interno di un ufficio, modificando il modo in cui dirigenza e collaboratori interagiscono, cooperano e si relazionano con il luogo fisico e le sue dinamiche.

Nuovi stili di leadership sono imprescindibili in un processo di trasformazione smart, così come sono particolarmente utili nuovi layout degli uffici stessi, orientati a migliorare il benessere delle persone che li vivono ed a massimizzarne efficienza, soddisfazione e salute psico fisica: sono molti infatti gli studi in proposito, che vanno dall’ottimizzazione dell’ergonomia delle postazioni all’intera configurazione degli spazi secondo principi moderni e innovativi.

Si può quindi essere smart senza lavorare in remoto. Non è possibile invece l’inverso.

Smart working e vantaggi competitivi

Dinamicità e mutamento continuo sono alla base della vita di un azienda in smart working: in un universo lavorativo dove queste caratteristiche sono sempre più prevalenti, un business imperniato su questi punti focali gode di numerosi vantaggi competitivi.

• Un mercato che si evolve costantemente non può certo essere padroneggiato con vecchi sistemi e approcci tradizionali: alcuni settori aziendali, su tutti il comparto digital ed il folto universo di business correlati, non possono che essere gestiti con un’attitudine – almeno parzialmente – smart. Sforzarsi di implementare in azienda schemi smart e agili può realmente fare la differenza tra essere competitivi ed essere destinati a scomparire tra la folla dei competitor.
• Poter reperire professionisti localizzati ovunque nel mondo permette ovviamente di attingere da un bacino di risorse potenzialmente infinito e di scegliere i collaboratori migliori, ovunque essi si trovino geograficamente.
• Non avere – volendo rendersi totalmente svincolati da un luogo fisico – una struttura da gestire rende incredibilmente semplice anche riorganizzarsi, all’occorrenza, a seconda di nuove esigenze, sfide, crisi o nuove finalità. Anche i costi di gestione del business in questo caso parecchio ridotti: nessun ufficio, nessuno stock di PC aziendali, nessuna bolletta, nessuna spesa fissa legata a una sede fisica.

Tutti punti davvero impossibili da sottovalutare.

Come organizzare lo smart working?

Sono molti i pro che incuriosiscono ed attraggono molte aziende verso il mondo del lavoro smart e/o remoto: lo smart working è oggi non solo un sogno utopistico, ma un progetto lungimirante applicabile con sempre maggiore facilità. Per farlo è necessario avere però una road map precisa che possa guidare un business alla corretta trasformazione verso un modello smart.

Sono da considerare e pianificare infatti diversi aspetti aziendali quali quelli organizzativi, quelli legati all’HR, all’aspetto legale dello smart working ed alla sicurezza di dati e documenti, solo per citarne alcuni. Sono anche da capire e moderare gli aspetti psicologici e motivazionali del lavoro smart. Molte aziende si occupano oggigiorno della consulenza proprio relativa a questo tipo di transizione e forniscono linee guida, suggerimenti ed un supporto a volte imprescindibile per la corretta attuazione dello smart working.

Inoltre, in seguito alla profonda crisi causata dal Covid-19 sono state diverse le iniziative adottate dalle istituzioni volte a promuovere la diffusione di modalità di lavoro agile: tra le misure adottate dal Governo per tentare di arginare l’epidemia sono rientrati anche incentivi rivolti alle aziende per stimolare l’adozione dello smart working. Sul sito del Ministero del Lavoro e della Politiche Sociali si possono reperire maggiori informazioni sia su cosa prevede lo smart working secondo la legge, che su quali novità contengono i decreti emanati più di recente.

Il fenomeno dello smart working è quindi ormai particolarmente sentito e difficilmente ignorabile. Digitalizzazione, coinvolgimento, focus sull’individuo e flessibilità sono le parole d’ordine dello smart working, unite ad un approccio decisamente human-centered e poggiato su una maggiore libertà.

Personalmente, ci piace davvero parecchio e tu, cosa pensi dello smart working?